Điểm Yếu Khi Quản Lý Vận Tải Bằng Excel Và Cách Khắc Phục
Đối với nhiều doanh nghiệp mới tham gia vào lĩnh vực vận tải thì việc quản lý hoạt động kinh doanh đa số sẽ thông qua file Excel. Đây là phương pháp tiết kiệm chi phí tốt cho doanh nghiệp và cũng hỗ trợ tương đối các công tác quản lý. Tuy nhiên việc quản lý trên file Excel cũng có nhiều điểm hạn chế nếu như doanh nghiệp muốn mờ rộng kinh doanh sau này. Cùng BMD tìm hiểu những điểm yếu khi quản lý bằng Excel và tìm ra giải pháp khắc phục vấn đề này nhé.
Điểm mạnh điểm yếu khi quản lý vận tải bằng Excel
Việc quản lý vận tải hoặc lên đơn bằng Excel đã quá quen thuộc với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đây là một công cụ giúp cho công tác vận chuyển hiệu quả, cũng như tiết kiệm chi phí tốt nhất.
Về điểm mạnh, file quản lý vận tải bằng Excel thường là những file riêng giúp tìm kiếm nhanh chóng và theo dõi dễ dàng. Bên cạnh đó, bạn có thể xem nhanh các thông tin liên quan đến vận tải vô cùng dễ dàng. Và hơn hết, chúng miễn phí nên bạn có thể tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên, việc quản lý vận tải bằng excel cũng có một số nhược điểm khiến những doanh nghiệp vận tải quy mô lớn phải lựa chọn giải pháp thay thế khác. Một số điểm yếu của phương án này là:
- Không có tính linh hoạt: Thông thường file Excel này chỉ có thể hỗ trợ giải quyết tốt nhất trên laptop hoặc máy tính.
- Các tính năng hỗ trợ bị hạn chế
- Khó đồng bộ thông tin với các hoạt động quản lý khác
- Lỗi thời so với xu thế chuyển đổi số như hiện nay
- Dễ thiếu sót với lượng thông tin và dữ liệu lớn
- Khả năng bảo mật không cao
- Không hỗ trợ hoạt động thống kê và hoạch định
Bí quyết quản lý vận tải bằng Excel
Để quản lý vận tải thông qua những File Excel hiệu quả, điều quan trọng nhất bạn cần phải xây dựng trước những thông tin cơ bản và xác định những công thức tính toán cần thiết.
Bên cạnh đó, người thực hiện phải thực sự có kiến thức về Excel và đặc biệt là những hiểu biết về các hàm tính toán tự động. Như vậy mới có thể áp dụng mang lại hiệu quả tốt được.
Đồng thời vì file excel sẽ được xây dựng theo các đặc điểm riêng, nên trong trường hợp đào tạo những nhân viên mới doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Hãy dành thời gian phân tích nêu rõ các nội dung và những công thức tính toán của công ty mình nhằm giúp nhân viên nắm rõ, từ đó mới có thể hỗ trợ quản lý vận tải hiệu quả.
Có nên sử dụng file Excel quản lý vận tải không?
Về cơ bản việc quản lý vận tải bằng Excel vẫn có thể đáp ứng những nhu cầu cơ bản trong công tác vận chuyển hàng hóa. Tuy nhiên, giải pháp này chỉ phù hợp với những đơn vị kinh doanh nhỏ hoặc những doanh nghiệp ở giai đoạn khởi nghiệp.
Khi đó, việc sử dụng file excel quản lý vận tải sẽ giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí nhưng vẫn có thể thực hiện việc quản lý theo quy trình có tính hệ thống.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng kinh doanh với đa dạng các dịch vụ và số lượng đơn hàng lớn thì việc sử dụng file excel quản lý vận tải không còn phù hợp nữa. Bởi vì, những file này không đủ các tính năng liên quan đến hoạt động quản lý lớn hơn của doanh nghiệp.
Chính vì thế, thông tin về khách hàng và đơn hàng không được đồng bộ hóa khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian hơn trong việc quản lý và thống kê số liệu giữa các khâu. Đó chính là nguyên nhân khiến file excel này khó có thể được áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều mặt hàng hoặc đơn vị kinh doanh vận tải chuyên nghiệp.
Phần mềm quản lý vận tải giải pháp thay thế file Excel
Như đã biết, đối với các doanh nghiệp với quy mô lớn, việc quản lý vận tải bằng file Excel tồn lại nhiều nhược điểm. Vì vậy, giải pháp tốt nhất là lựa chọn những phần mềm quản lý vận tải chuyên nghiệp đa chức năng có thể kết hợp cùng phần mềm quản lý bán hàng.
Những ứng dụng này là giải pháp tốt nhất hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Nó cho phép doanh nghiệp có thể đồng bộ hóa dữ liệu một cách dễ dàng, cùng với đó có thể thực hiện nhiều tính năng hơn như: quản lý bán hàng, lên đơn, quản lý vận tải, thống kê doanh thu,….
Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể xử lý nguồn dữ liệu nhanh chóng, giảm thiểu tối đa vấn đề sai lệch và đặc biệt đảm bảo tính bảo mật tốt hơn.
Bên cạnh đó, những ứng dụng này thường khá linh động vì nó cho phép bạn có thể theo dõi trên nhiều thiết bị như điện thoại di động, PC và cả laptop.
Mặc dù quản lý vận tải bằng excel vẫn là giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng nó cũng có nhiều nhược điểm.
Đặc biệt với những doanh nghiệp vận tải quy mô lớn, cần giải quyết những vấn đề phức tạp và đồng bộ hóa thông tin thì chọn phần mềm quản lý vận tải chuyên nghiệp chính là giải pháp tốt nhất. Doanh nghiệp sẽ phải mất một khoản chi phí nhưng những phần mềm này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý vận tải giúp nâng tầm sự phát triển của doanh nghiệp.
Hãy liên hệ với BMD Solutions, chúng tôi sẽ giúp bạn lập trình phần mềm quản lý cho hoạt động kinh doanh vận tải của bạn tuyệt vời!
Thông tin liên hệ:
Facebook: https://www.facebook.com/BMDSolution/
Điện thoại: 0357415495
Email: info@bmdsolutions.vn
Địa chỉ: 51 Thép Mới, Phường 12, Tân Bình, Hồ Chí Minh
