Những Điều Bạn Chưa Biết Về "Quản Lý Bán Hàng Bằng Excel"

Excel là ứng dụng xử lý tác vụ văn phòng giúp tạo và chỉnh sửa trang tính excel phổ biến, được nhiều người dùng áp dụng trong khâu quản lý vận hành của doanh nghiệp. Tuy nhiên, sự phái triển manh mẽ của công nghệ, thì Excel bên cạnh những mặt lợi cũng cho thấy những hạn chế so với các phương thức quản lý thông tin khác. Cùng đọc bài viết này để tìm hiểu thêm những thông tin này nhé!

Quản lý bán hàng bằng Excel có những ưu điểm gì?

Hiện nay, Excel vẫn được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực kế toán, hành chính, giáo dục,… Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp vẫn coi Excel là một công cụ không thể thiếu vì nó có nhiều ưu điểm:

Sử dụng hoàn toàn miễn phí

Thật ra, nếu dùng bản gốc thì bạn sẽ phải bỏ tiền ra mua bản quyền. Nhưng hiện nay có khá nhiều trang web cho phép tải miễn phí Microsoft Office. Bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn tải và cài đặt là đã sử dụng được Excel rồi.

Luôn luôn cập nhật

Cuộc cạnh tranh giữa Microsoft Office và các ứng dụng lập trình ngày càng thấy rõ trong những năm trở lại đây. Excel vì thế cũng liên tục được cải tiến để trở nên hiện đại và tối ưu hơn. Qua đó, Excel có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người sử dụng.

Chức năng đa dạng

Như đã nói, Excel là một dạng bảng tính cho phép bạn dùng hàm để thực hiện một phép tính nhất định. Một số hàm cơ bản của Excel là SUM (tính tổng), PRODUCT (tính tích), SUMIF (hàm điều kiện), AVERAGE (tính trung bình cộng),….

Có sẵn nhiều mẫu file

Vì Excel vô cùng phổ biến, nên có khá nhiều dịch vụ xoay quanh phần mềm này. Hiện nay các trang web đăng tải file mẫu sẵn theo từng lĩnh vực và người dùng có thể tải về miễn phí. Kể cả những ai chưa rành về cách tạo file bán hàng bằng Excel cũng có thể tải về và sử dụng.

Hướng dẫn làm file Excel quản lý bán hàng

File quản lý bán hàng bằng Excel có hai mẫu là cơ bản và phức tạp. Những mẫu phức tạp thì dễ dàng tìm thấy trên mạng. Tuy nhiên việc tải trên các trang web khiến cho máy tính gặp rủi ro bị nhiễm virus, mất dữ liệu. Vì vậy, nhiều người chọn cách an toàn hơn là tự làm một vài file đơn giản để quản lý.

Quy trình tạo file quản lý bán hàng bằng Excel như sau:

Bước 1. Bạn mở ứng dụng Excel trên máy tính ra, chọn “File -> New”. Sau đó, ứng dụng sẽ hiện lên một bảng tính gồm rất nhiều cột dọc và hàng ngang.
Bước 2. Bạn điền các thông tin cơ bản liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng: bao gồm có ngày, tháng, năm, thông tin sản phẩm, thông tin khách hàng, doanh thu,…

Với hai bước trên, bạn đã có một bảng tính với các thông tin cơ bản để theo dõi. Về phần tínnh toán các giá trị trong bảng, bạn có thể dùng các hàm tính phổ biến sau:

Tính tổng: Công thức là =SUM (X1,X2..), trong đó X1 và X2 là các số cần tính tổng;
Tính tích: Công thức là =PRODUCT(A3:F3) trong đó A3 và F3 là các số cần tìm tích.
Tính trung bình cộng: Công thức là =AVERAGE(Number1, Number2…), trong đó các tham số Number1, Number2… là số cần tính trung bình.
….

Tổng hợp mẫu file Excel quản lý bán hàng

Nếu bạn không quá am hiểu về công nghệ thông tin hoặc không có nhiều thời gian để lập một bảng tính chi tiết, thì bạn có thể tải ngay những mẫu file sau đây về máy:

File Excel có chức năng quản lý số lượng, giá đầu vào và đầu ra của sản phẩm;
File Excel có chức năng quản lý tình trạng xuất/ nhập tồn của hàng hóa;
File Excel có chứ năng quản lý thông tin khách hàng;
File Excel có chức năng quản lý doanh thu thực tế theo giai đoạn của cửa hàng;

Tất cả các file có thể tải tại đây

Những hạn chế trong quản lý bán hàng bằng Excel

Bên cạnh những ưu điểm, quản lý bán hàng bằng file Excel cũng cho thấy không ít hạn chế, đó là:

Excel mang tính thụ động

Tất cả các thông tin về hàng hóa, doanh thu, người mua,… đều phải tự nhập một cách thủ công trên phần mềm. Chỉ cần một lần sơ suất quên không nhập, kết quả có thể bị sai lệch gây thất thoát hàng hóa.

Tốn nhiều thời gian

Bất cập trong quản lý bán hàng bằng excel

Hoạt động kinh doanh sẽ gồm rất nhiều hoạt động cần được xử lý. Nhất là với những doanh nghiệp nhỏ lẻ, chi phí đầu tư và nguồn lực còn hạn chế. Một người sẽ phải kiêm nhiệm rất nhiều đầu việc, vì thế việc kiểm tra và nhập từng dữ liệu vào bảng Excel sẽ ngốn nhiều thời gian và ảnh hưởng đến các hoạt động khác.

Nguy cơ mất dữ liệu luôn rình rập

Excel là ứng dụng offline trên máy tính. Điều đó đồng nghĩa với việc nếu máy tính gặp sự cố, thì dữ liệu cũng sẽ biến mất. Hoặc khi bạn đang làm việc mà chẳng may máy sụt nguồn đột ngột, mất điện, chưa kịp ấn lưu, thì mọi công sức coi như “công cốc”.

“Miễn phí” nhưng không hề rẻ

Liệu đó có phải nghịch lý khi nói về Excel? Hoàn toàn không! Mặc dù Excel có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí, nhưng thời gian và công sức ngồi nhập dữ liệu cho nó đủ để bạn phải trả cho một nhân viên với mức lương tối thiểu 6 – 7 triệu một tháng.

Giải pháp tối ưu trong quản lý bán hàng hiện nay

Với những hạn chế như trên, ngày càng có nhiều doanh nghiệp từ bỏ Excel. Họ tìm đến với các phần mềm quản lý bán hàng thông minh và tối ưu hơn. Chi phí đầu tư không quá lớn, chỉ một lần cho suốt hành trình dài về sau. Cùng với đó là tính tự động hóa cao, giúp người dùng giảm bớt thời gian cho khâu nhập liệu, nhưng vẫn đạt hiệu quả cao. Tính bảo mật cũng là một trong những điểm cộng giúp app quản lý bán hàng “đánh bật” Excel truyền thống ra khỏi cuộc đua công nghệ số.

Là một người quản lý thông minh, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ phương pháp nào phù hợp cho mình. Quản lý bán hàng bằng Excel không mang lại hiệu quả rõ rệt như với app chuyên dụng. Để sở hữu phần mềm thiết kế riêng phù hợp với nhu cầu, xin vui lòng liên hệ BMD